Co zyskujesz

• Powtarzalne zadania — Przepisywanie danych, kopiowanie między systemami, ręczne raporty — to przejmuje automatyzacja.
• Obieg dokumentów — Faktury, umowy, zamówienia — automatyczne rozpoznawanie, dekretacja, akceptacje i archiwizacja.
• Maile i powiadomienia — Automatyczne odpowiedzi, przypomnienia, potwierdzenia i eskalacje bez udziału człowieka.
• Raporty automatyczne — Dane z kilku źródeł zbierane same, raport gotowy o 8:00 rano zamiast całego dnia w Excelu.
• AI w procesach — Klasyfikacja maili, ekstrakcja danych z PDF, streszczenia, wstępna obsługa — tam gdzie regułą się nie da.
• Spinanie narzędzi — n8n, Make, API — łączymy systemy, które macie, w jeden automatyczny przepływ.

Co dostajesz

• Audyt i mapa procesów do automatyzacji
• Wyliczenie oszczędności czasu i ROI
• Automatyzacja powtarzalnych zadań
• Obieg dokumentów z akceptacjami
• Automatyczne raporty i powiadomienia
• Moduły AI (klasyfikacja, ekstrakcja danych)
• Integracja z systemami, które już macie
• Monitoring, logi i dokumentacja

Automatyzacja back-office w firmach logistycznych z Gdyni

Gdynia to logistyka, spedycja i handel, a te branże toną w dokumentach. Awizacje, zlecenia transportowe, potwierdzenia dostaw, dokumenty celne, faktury od przewoźników — większość tego przechodzi przez ludzi, którzy przepisują dane z maila do systemu i z systemu do Excela. To idealne miejsce na automatyzację.

Najczęściej budujemy automatyczny obieg zleceń i awizacji: dokument wpada mailem, automat rozpoznaje dane, wpisuje do systemu i odsyła potwierdzenie. Do tego automatyczne raporty dla klientów i zarządu — zamiast składać je ręcznie z kilku źródeł, są gotowe rano. Przy imporcie dochodzi obróbka dokumentów, którą też da się w dużej części zautomatyzować.

Dlaczego w logistyce automatyzacja zwraca się szybko

W logistyce wolumen jest duży i powtarzalny, a błąd bywa drogi — źle wpisana awizacja czy pomylony numer to realny koszt i nerwy. Automatyzacja tnie jedno i drugie: ludzie przestają przepisywać, a dane są spójne w całym obiegu.

Liczymy to przed startem. Przy firmie, która obrabia kilkadziesiąt zleceń dziennie, automatyzacja obiegu potrafi oddać równowartość części etatu miesięcznie, a do tego zdejmuje wieczorne nadgodziny na domykaniu papierów. Wdrażamy etapami i mierzymy efekt, żeby było widać wynik, nie samą obietnicę.

Jak spinamy wasze systemy w jedną całość: spedycja, ERP i dane z portu

W spedycji morskiej w Gdyni dane siedzą w kilku miejscach naraz. Awizacje lądują w mailu, statusy kontenerów w systemie portowym, faktury w programie księgowym, a stawki w Excelu. Ktoś to ręcznie przeklejać z okienka do okienka i właśnie tam rodzą się pomyłki oraz opóźnienia, które kosztują.

My budujemy pomost między tymi systemami. Numer kontenera wpisany raz sam wędruje do zlecenia, statusy z portu podciągają się automatycznie, a klient dostaje powiadomienie o dostawie bez waszego udziału. Nie wymieniamy tego, co już macie i do czego przywykliście. Spinamy istniejące narzędzia tak, żeby gadały ze sobą zamiast leżeć osobno.

Efekt jest prosty. Handlowiec przestaje żyć w skrzynce mailowej, nikt nie gubi awizacji, a wy widzicie wszystko w jednym miejscu. Takie połączenie dwóch albo trzech systemów to zwykle koszt od kilku do kilkunastu tysięcy złotych, zależnie od tego, jak wasze programy pozwalają się spiąć.

Najczęstsze pytania

Czy spotkacie się ze mną w Gdyni?

Tak. Trójmiasto to nasza baza — spotkamy się u Ciebie w Gdyni, Gdańsku lub Sopocie, albo u nas. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna, a zobaczenie procesu na miejscu daje więcej niż godzina opisu.

Automatyzujecie obieg dokumentów transportowych?

Tak. Awizacje, zlecenia transportowe, potwierdzenia dostaw, faktury od przewoźników — automat rozpoznaje dane z dokumentu, wpisuje do systemu i prowadzi przez akceptacje. Integrujemy się z systemami spedycyjnymi i TMS, które macie.

Od czego zacząć?

Od audytu. Mapujemy proces, liczymy czas każdego kroku i wskazujemy, co da najszybszy zwrot. Zwykle startujemy od najbardziej powtarzalnego, dużego wolumenowo procesu.

Ile kosztuje automatyzacja procesów?

Pojedyncza automatyzacja to 5 000 – 20 000 zł. Automatyzacja procesu end-to-end (np. cały obieg awizacji) — 20 000 – 70 000 zł. Platforma dla firmy — od 60 000 zł. Wycena po audycie i wyliczeniu ROI.

Ile czasu to oszczędza?

W logistyce, przy dużym wolumenie powtarzalnych dokumentów, typowo 40–70% czasu na danym zadaniu. Dokładną liczbę podajemy po audycie na Waszych realnych danych.

Co jak automatyzacja się zepsuje?

Każde wdrożenie dostaje monitoring, logi i alerty. O awarii wiesz od razu. Możliwe stałe utrzymanie i rozwój w modelu miesięcznym.

Czy nasze dane i dane klientów będą bezpieczne?

Tak. Dane zostają u was, w waszych systemach, a my tylko łączymy je między sobą. Nie przenosimy niczego na obce serwery bez waszej zgody, a dostępy zawężamy tylko do tego, co potrzebne do działania automatyzacji. Wszystko ustalamy na piśmie, więc wiecie dokładnie, co i gdzie się dzieje.

Ile trwa wdrożenie automatyzacji u nas?

Prosty proces, na przykład automatyczne powiadomienia albo obieg jednego typu dokumentu, uruchamiamy zwykle w 2 do 3 tygodni. Większe spięcie kilku systemów spedycyjnych i księgowych to około miesiąca, czasem półtora. Zaczynamy od jednej rzeczy, która najbardziej boli, żebyście szybko zobaczyli efekt, a dopiero potem rozbudowujemy resztę.