Integracja Comarch Optima ze sklepem i Allegro: drogi, pułapki, koszty

Comarch ERP Optima to w wielu małych i średnich firmach miejsce, gdzie żyją stany magazynowe, ceny i faktury. Sprzedaż dzieje się jednak gdzie indziej: w sklepie internetowym, na Allegro, czasem na kilku marketplace'ach naraz. Jeśli ktoś przepisuje zamówienia ręcznie do Optimy, a stany do sklepu, to płacisz za to czasem pracownika i sprzedażą towaru, którego już nie ma. Co ma płynąć między Optimą a sklepem Zanim wybierzesz sposób połączenia, ustal, jakie dane mają się wymieniać i w którą stronę. Bez tego każda wycena jest zgadywaniem. Dane Kierunek Jak często Stany magazynowe Optima do sklepu i Allegro co kilka do kilkunastu minut Ceny i cenniki Optima do sklepu przy zmianie albo raz dziennie Kartoteka towarów Optima do sklepu przy dodaniu nowego towaru Zamówienia sklep i Allegro do Optimy na bieżąco Dokumenty sprzedaży Optima do klienta po wystawieniu Statusy i numery przesyłek system wysyłek do sklepu przy zmianie Zasada jest jedna. Każda informacja ma jedno źródło prawdy. Stany i ceny ustalasz w Optimie, opisy i zdjęcia produktów w sklepie. Gdy oba systemy mogą zmieniać to samo pole, prędzej czy później jeden nadpisze drugi. Trzy drogi połączenia Optimy ze sprzedażą Pierwsza droga to gotowe połączenie. Część platform sklepowych i narzędzi do obsługi sprzedaży ma integrację z Optimą w ofercie. Zwykle wymaga to programu łączącego, zainstalowanego tam, gdzie stoi baza Optimy. Start jest szybki, ale robisz to, co przewidział autor wtyczki. Druga droga to Baselinker jako pośrednik. Wszystkie kanały sprzedaży trafiają do Baselinkera, a on przekazuje zamówienia do Optimy i odbiera z niej stany. Masz jeden punkt styku z systemem księgowym zamiast osobnego połączenia dla każdego kanału. Ma to sens zwłaszcza przy sprzedaży na kilku platformach, a temat rozwijamy przy usłudze integracja z Baselinkerem . Trzecia droga to integracja na zamówienie. Budujemy łącznik, który rozumie Twoje reguły: kilka magazynów, osobne cenniki dla klientów hurtowych, zestawy produktów, nietypowe dokumenty. Optima daje kilka sposobów wymiany danych, od narzędzi producenta po import i eksport dokumentów. Który z nich da się użyć, zależy od wersji programu i posiadanych modułów, dlatego sprawdzamy to przed wyceną. Droga Kiedy pasuje Ograniczenie Gotowe połączenie jeden sklep, prosty asortyment mało miejsca na własne reguły Baselinker jako pośrednik kilka kanałów sprzedaży abonament i logika narzędzia Integracja na zamówienie nietypowe cenniki, magazyny, dokumenty wyższy koszt startu Comarch Optima i Allegro Przy Allegro problemem rzadko jest samo pobranie zamówienia. Trudniej z tym, co dzieje się dookoła. Kupujący płaci przez Allegro, więc dokument sprzedaży musi wiedzieć, że zapłata już jest. Część klientów chce faktury na firmę, część paragon. Oferty Allegro mają własne identyfikatory, które trzeba przypisać do towarów w Optimie. Najczęściej spotykany układ wygląda tak. Allegro przekazuje zamówienie do Baselinkera albo do łącznika na zamówienie. Ten zakłada dokument w Optimie z poprawnym kontrahentem i formą płatności. Optima zdejmuje towar ze stanu, a nowy stan wraca na Allegro, zanim ktoś kupi ostatnią sztukę drugi raz. Gdy sprzedajesz ten sam towar w sklepie i na Allegro, szybkość odświeżania stanów decyduje o liczbie anulowanych zamówień. Przy rotującym asortymencie ustawiamy synchronizację częściej i rezerwujemy zapas bezpieczeństwa na najszybciej schodzące pozycje. Osobny temat to zwroty i anulacje. Klient odstępuje od umowy, zamówienie zostaje anulowane po opłaceniu albo część towaru wraca uszkodzona. Każda z tych sytuacji wymaga w Optimie innego dokumentu i innej reakcji na stanach. Ustalamy z Twoją księgowością, jak ma wyglądać każdy przypadek, zanim zapiszemy go w integracji. Inaczej po kilku miesiącach stany w systemie przestają zgadzać się z tym, co leży na półce. Gdzie takie integracje się psują Najczęstszy problem to niespójne kartoteki. Ten sam towar ma w sklepie inny kod niż w Optimie, więc integracja nie umie ich połączyć. Zanim cokolwiek uruchomisz, każdy towar musi mieć jeden unikalny kod wspólny dla wszystkich systemów. Drugi to łącznik zainstalowany na komputerze, który ktoś wyłącza na noc. Zamówienia z wieczora czekają do rana, a stany na Allegro przez kilka godzin pokazują nieaktualne liczby. Łącznik powinien działać na maszynie pracującej bez przerwy i wysyłać alert, gdy przestaje odpowiadać. Trzeci to testy na produkcji. Pierwsze uruchomienie na żywej bazie Optimy potrafi założyć setki zdublowanych kontrahentów albo dokumentów. Testujemy na kopii bazy, a pierwszy import na produkcji robimy po pełnej kopii zapasowej. Czwarty to brak właściciela. Integracja wymaga kogoś, kto dostaje powiadomienia o błędach i wie, co z nimi zrobić. Bez tego drobny błąd mapowania potrafi przez tydzień blokować zamówienia jednej kategorii produktów. Ile kosztuje integracja Optimy ze sklepem Konfiguracja gotowego połączenia albo Baselinkera z Optimą to zwykle 3 000 do 10 000 zł plus abonament wybranego narzędzia. Integracja na zamówienie z własnymi regułami cen, magazynów i dokumentów to najczęściej 20 000 do 50 000 zł i 6 do 10 tygodni pracy. Utrzymanie, czyli monitoring, aktualizacje po zmianach w Optimie i drobne poprawki, to około 1 000 do 3 000 zł miesięcznie. Na cenę najbardziej wpływa liczba kanałów sprzedaży, liczba magazynów i to, jak bardzo Twoje cenniki odbiegają od standardu. Sam przepływ zamówień przy jednym sklepie jest tani. Indywidualne ceny dla stu klientów hurtowych i trzy magazyny to już osobny projekt. Do rachunku dolicz czas, który dziś idzie na ręczne przepisywanie. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie to często kilka godzin pracy jednej osoby, do tego poprawki pomyłek w adresach i ilościach. Ten koszt znika po starcie integracji, a koszt sprzedaży towaru, którego nie ma, spada razem z liczbą anulacji. Na rozmowę przygotuj wersję Optimy i informację, czy działa lokalnie, czy w chmurze, listę kanałów sprzedaży oraz przybliżoną liczbę zamówień dziennie. Po rozmowie dostajesz rekomendację drogi połączenia i wycenę. Opisz nam swój układ, a zaplanujemy integrację Comarch Optima pod Twoją sprzedaż.

Najczęstsze pytania

Czy Comarch Optima połączy się z Allegro bez dodatkowych narzędzi?

Optima jest programem księgowo magazynowym, a nie platformą sprzedażową, więc zamówienia z Allegro trzeba do niej dowieźć. Najczęściej robi się to przez Baselinker, który zbiera zamówienia z Allegro i przekazuje je do Optimy, albo przez integrację na zamówienie, która łączy Allegro bezpośrednio z Optimą.

Ile kosztuje integracja Optimy ze sklepem internetowym?

Konfiguracja gotowego połączenia, na przykład przez Baselinker, to zwykle kilka tysięcy złotych plus abonament narzędzia. Integracja na zamówienie z własną logiką cen, magazynów i dokumentów to najczęściej 20 000 do 50 000 zł i 6 do 10 tygodni pracy. Utrzymanie to około 1 000 do 3 000 zł miesięcznie.

Czy integracja działa z Optimą w chmurze?

Zwykle tak, ale sposób połączenia może być inny niż przy Optimie na własnym serwerze. Przy wersji lokalnej łącznik często działa na komputerze albo serwerze z bazą. Przy wersji w chmurze trzeba sprawdzić, jaki dostęp do danych udostępnia Comarch w Twoim pakiecie. Ustalamy to na samym starcie, zanim powstanie wycena.

Co się stanie, gdy integracja przestanie działać?

Dobrze zbudowana integracja zapisuje zamówienia w kolejce i wysyła je, gdy połączenie wróci, więc nic nie ginie. Do tego dochodzi powiadomienie mailem albo w komunikatorze o błędzie, żeby ktoś zareagował w ciągu godzin, a nie po tygodniu, gdy klienci zaczną dzwonić o brakujące paczki.