Co zyskujesz

• Powtarzalne zadania — Przepisywanie danych, kopiowanie między systemami, ręczne raporty — to przejmuje automatyzacja.
• Obieg dokumentów — Faktury, umowy, zamówienia — automatyczne rozpoznawanie, dekretacja, akceptacje i archiwizacja.
• Maile i powiadomienia — Automatyczne odpowiedzi, przypomnienia, potwierdzenia i eskalacje bez udziału człowieka.
• Raporty automatyczne — Dane z kilku źródeł zbierane same, raport gotowy o 8:00 rano zamiast całego dnia w Excelu.
• AI w procesach — Klasyfikacja maili, ekstrakcja danych z PDF, streszczenia, wstępna obsługa — tam gdzie regułą się nie da.
• Spinanie narzędzi — n8n, Make, API — łączymy systemy, które macie, w jeden automatyczny przepływ.

Co dostajesz

• Audyt i mapa procesów do automatyzacji
• Wyliczenie oszczędności czasu i ROI
• Automatyzacja powtarzalnych zadań
• Obieg dokumentów z akceptacjami
• Automatyczne raporty i powiadomienia
• Moduły AI (klasyfikacja, ekstrakcja danych)
• Integracja z systemami, które już macie
• Monitoring, logi i dokumentacja

Produkcja i logistyka pod Wrocławiem toną w dokumentach

Wokół Wrocławia, w Kobierzycach, Bielanach Wrocławskich i Nowej Wsi, siedzi gęsto produkcja i magazyny: LG, Amazon, Bosch, dostawcy Mercedesa. Codziennie krąży tu stos dokumentów: zamówienia, dokumenty WZ, listy przewozowe, packing listy, faktury od niemieckich dostawców z numerem USt-ID i odwrotnym obciążeniem VAT. Większość tego ktoś przepisuje ręcznie z PDF albo z maila do ERP i WMS. My wpinamy to w jeden obieg. AI czyta fakturę czy dokument dostawy, wyciąga pozycje, numery i kwoty, wrzuca je prosto do systemu, a wy zatwierdzacie tylko wyjątki. Robimy integracje z SAP, DATEV i Comarch, bo firmy z niemiecką spółką matką pracują na dwóch zestawach systemów naraz. Efekt: koniec z magazynierem, który wieczorem klepie różnice w dostawach, i z księgową przepisującą Rechnungi z ręki.

Centra R&D i usług wspólnych: back office pod automat

Wrocław to zagłębie centrów usług wspólnych i R&D. Siedzą tu zespoły Nokii, Volvo, Google, Capgemini i IBM. Efekt uboczny jest taki, że lokalne firmy przejęły ten sam styl pracy, czyli rozbudowane back office: finanse, HR, obsługę zamówień, wsparcie klienta. A back office to worek powtarzalnych zadań, które idealnie nadają się pod automat. Skrzynka z fakturami, którą ktoś ręcznie sortuje i wprowadza. Maile od klientów, które trzeba rozdzielić na działy. Raporty miesięczne sklejane z pięciu arkuszy. Wpinamy tu AI, które klasyfikuje dokumenty i maile po treści, wyciąga dane z faktur i umów, a raporty generuje samo w tle. Wasz zespół przestaje być przepisywarką i zajmuje się tym, czego automat nie zrobi: decyzjami i wyjątkami.

Rosnący e-commerce i twarde wyliczenie zwrotu

Wrocławski e-commerce rośnie szybko, od marek modowych po sklepy z częściami i kosmetykami, często sprzedające równolegle w Polsce i w Niemczech. Przy tysiącu zamówień miesięcznie ktoś wciąż ręcznie wystawia faktury, odpisuje na te same pytania o status paczki i klei raporty sprzedaży. Zanim cokolwiek zakodujemy, robimy audyt jednego procesu: mierzymy, ile minut zajmuje jedno powtórzenie, ile jest błędów i ile osób w to wchodzi. Z tego wychodzi konkretna liczba, na przykład 30 godzin tygodniowo do odzyskania. Dopiero wtedy wy decydujecie, czy wdrożenie ma sens. Potem automatyzujemy cały łańcuch: zamówienie, faktura, KSeF, powiadomienie do klienta, odpowiedzi na typowe maile i raport dzienny. Przy dwujęzycznej sprzedaży PL/DE dokładamy niemieckie formaty i obsługę zwrotów według tamtejszego prawa.

Najczęstsze pytania

Spotkacie się z nami we Wrocławiu?

Tak. Przyjeżdżamy do biura, zakładu albo magazynu we Wrocławiu i okolicach, na przykład w Kobierzycach, Bielanach Wrocławskich czy Długołęce. Na miejscu podglądamy proces tak, jak realnie chodzi, bo to daje więcej niż opis w mailu. Jeśli wolicie, robimy discovery zdalnie i wpadamy dopiero na wdrożenie.

Ile kosztuje automatyzacja procesu?

Audyt jednego procesu z wyliczeniem ROI to zwykle 3 000 do 8 000 zł. Prosty automat, na przykład obieg jednego typu dokumentu, to 12 000 do 30 000 zł. Rozbudowane wdrożenie z AI do czytania dokumentów i integracją z ERP to 40 000 do 120 000 zł. Utrzymanie i monitoring to 800 do 3 000 zł miesięcznie. Dokładną wycenę dostajecie po audycie.

Ile trwa wdrożenie?

Audyt procesu zamykamy w 1 do 2 tygodni. Prosty automat uruchamiamy w 2 do 4 tygodni. Złożone wdrożenie z AI i integracjami z waszymi systemami to zwykle 2 do 4 miesięcy, dzielone na etapy, żebyście pierwsze oszczędności widzieli już po kilku tygodniach, a nie na końcu.

Od czego zaczynamy współpracę?

Od audytu jednego procesu, który najbardziej was boli. Mierzymy, ile czasu i ludzi pochłania, ile jest błędów i gdzie się zatyka. Z tego wychodzi konkretne wyliczenie, ile godzin i pieniędzy odzyskacie po automatyzacji. Dopiero na tej liczbie decydujecie, czy i co wdrażać. Bez audytu nie kodujemy w ciemno.

Integrujecie się z naszym systemem, na przykład SAP, DATEV czy Subiektem?

Tak. We Wrocławiu dużo firm ma niemiecką spółkę matkę i pracuje na SAP, DATEV czy Lexware, obok polskiego Subiekta, Comarcha albo iFirmy. Wpinamy automat w te systemy przez API albo bezpośrednio w bazie, tak żeby wasz zespół wystawiał i księgował jak dotychczas, a robota działa się w tle.

Co się dzieje, gdy AI pomyli się przy czytaniu dokumentu?

AI podaje przy każdej danej poziom pewności. Gdy jest wysoki, pozycja leci do systemu sama. Gdy niski albo dokument jest nietypowy, trafia do kolejki wyjątków, którą zatwierdza człowiek jednym kliknięciem. Dzięki temu automat obsługuje 90 procent powtarzalnych przypadków, a wy pilnujecie tylko reszty.