Co zyskujesz

• Auto-generowanie z zamówień — Zamówienie w sklepie/CRM/Subiekcie — faktura wystawia się sama, z odpowiednim kodem GTU, prawidłową stawką VAT, numerem.
• Wysyłka mailowa — Faktura PDF + dane do JPK lecą mailem do klienta automatycznie. Z trackingiem otwarcia, ponaglaniem przy braku zapłaty.
• Integracja Subiekt/iFirma/inFakt — Synchronizacja w obie strony — kontrahenci, towary, faktury, płatności. Bez ręcznego eksportu/importu.
• JPK_VAT automatyczny — Generowanie i wysyłka JPK_VAT do US co miesiąc — w pełni automatycznie. Walidacja przed wysyłką.
• KSeF od 2026 — Pełna integracja z Krajowym Systemem e-Faktur. Wystawianie, odbieranie, archiwizacja zgodnie z wymogami MF.
• Monitoring płatności — Bot sprawdza wpływy w banku, paruje z fakturami, wysyła ponaglenia przy spóźnieniach. Mniej należności przeterminowanych.

Co dostajesz

• Mapa obecnego procesu fakturowania i pain pointów
• Konfiguracja systemu fakturującego (Subiekt/iFirma/inFakt/Comarch)
• Integracja ze sklepem/CRM-em (źródło zamówień)
• Auto-generowanie faktur z poprawnymi kodami GTU/VAT
• Auto-wysyłka mailowa z trackingiem
• Pełna integracja z KSeF (od lutego 2026 obowiązkowa)
• Auto-generowanie JPK_VAT + walidacja
• Dashboard monitoringu płatności i ponagleń

KSeF 2026 — co realnie się zmienia?

Obowiązkowy KSeF wchodzi etapowo: od 1 lutego 2026 dla podatników o obrotach >200 mln zł rocznie, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych podatników VAT czynnych. Reszta firm (zwolnione z VAT) — od 1 stycznia 2027. Nie ma już dyskusji „czy się wdrażać”, tylko „kiedy się wdrożyć”.

Co to zmienia praktycznie? Faktury B2B muszą być wystawiane przez KSeF — system Ministerstwa Finansów. Faktura PDF wysyłana mailem traci status faktury — staje się tylko „dokumentem informacyjnym”. Prawdziwa faktura to numer KSeF + plik XML w bazie MF. Klient pobiera fakturę z KSeF (bezpośrednio lub przez integrację swojego systemu).

Firmy bez integracji KSeF mają dwa wyjścia: 1) Ręczne wystawianie w aplikacji webowej KSeF — klikanie, kopiowanie, marnowanie czasu, 2) Aktualizacja systemu fakturującego na wersję wspierającą KSeF — co zwykle wymaga wdrożeniowca.

Nasza usługa: integrujemy Twój istniejący flow (sklep, CRM, Subiekt, iFirma) z KSeF transparentnie. Wystawiasz fakturę jak dotychczas — w tle leci do KSeF, dostaje numer, wraca do systemu z odpowiednim flagowaniem. Klient dostaje powiadomienie z linkiem do faktury w KSeF. Twój księgowy ma JPK_VAT generowany automatycznie z danych KSeF (po stronie sprzedaży) i KSeF inboundowych (faktury kupna). 100% legalne, 100% zautomatyzowane.

Subiekt vs iFirma vs inFakt — który system wybrać?

Najczęstsze pytanie klientów. Krótka odpowiedź — zależy od skali i zespołu. Dłuższa odpowiedź:

Subiekt GT / Nexo (InsERT) — najlepszy dla firm produkujących/handlujących (e-commerce, hurtownie). Plusy: pełna obsługa magazynu, świetne wsparcie w PL, dobre API, integruje się z Baselinkerem, Allegro, Comarchem. Minusy: instalacja lokalna (Subiekt GT) wymaga IT, Nexo (chmura) jest droższy. Cena: 1 200 zł/rok (Subiekt GT) lub 79-249 zł/mies. (Nexo).

iFirma — najlepszy dla freelancerów i mikrofirm (1-10 osób). Plusy: prostota, taniość (39-99 zł/mies.), dobre API, automatyczne księgowanie, wsparcie księgowe wbudowane. Minusy: ograniczona obsługa magazynu, mniej elastyczny dla nietypowych przypadków.

inFakt — dla małych i średnich firm usługowych (1-50 osób). Plusy: świetny UX, mocne API, dobre integracje z bankami (auto-paring płatności), e-faktura/KSeF wbudowany. Minusy: 49-149 zł/mies., brak rozbudowanego magazynu.

Comarch ERP Optima — dla średnich i większych firm (50-500 osób). Plusy: wszechstronność, customizacja, polskie standardy. Minusy: wysoki koszt (od 5 000 zł/rok), wymaga DevOps, krzywa uczenia stroma.

Nasza rekomendacja zależy od profilu — w discovery analizujemy Twoje potrzeby (skala, magazyn, integracje, budżet) i rekomendujemy konkretny system. Często najlepsze rozwiązanie to kombo — np. iFirma do wystawiania faktur + własny system kwalifikujący zamówienia.

Realne oszczędności — case ze średniej firmy.

Klient z naszej puli: e-commerce w branży kosmetycznej, 15 osób, 2 500 zamówień miesięcznie, obrót ~1,8 mln zł/rok. Przed wdrożeniem: 2 osoby działu administracji spędzały po 4h dziennie na fakturowaniu. Workflow: zamówienie w Magento → ręczne kopiowanie do Subiekta → wystawienie faktury → eksport PDF → wysyłka mailem → klejenie z płatnością z bankowości → księgowanie. Czas per faktura: 3-5 minut. Błędy: 8-12% faktur miało drobne błędy (kod GTU, NIP, adres) — pracochłonna korekta.

Po wdrożeniu: pełna automatyzacja Magento → Subiekt → faktura → mail → KSeF → księgowanie. Czas administracji per faktura: 0 sekund (system działa sam) + 3-5h tygodniowo na obsługę reklamacji i nietypowych przypadków. 2 osoby zostały, ale przejęły obsługę klienta i program lojalnościowy. Zaoszczędzony czas: 30h tygodniowo × 4 tygodnie × 60 zł/h = 7 200 zł/mies. + redukcja błędów do <0,5% = oszczędność na korektach ~1 500 zł/mies.

Koszty wdrożenia: 42 000 zł one-off (Magento → Subiekt + KSeF + JPK + monitoring płatności) + 1 200 zł/mies. (utrzymanie + Subiekt Nexo + API).

Break-even: 5 miesięcy. Roczna korzyść po pierwszym roku: ~80 000 zł netto. Plus: dział księgowy nie jest już wąskim gardłem przy peak season (Black Friday, święta) — system skaluje się automatycznie.

Kiedy nie ma sensu? <100 faktur miesięcznie — wtedy ręczne robienie w iFirmie zajmuje 2-3h tygodniowo i zwrot z 8-15 tys. zł wdrożenia jest niejasny. Wtedy doradzamy KSeF z minimum integracją (sam wymóg prawny) i koniec.

Najczęstsze pytania

Czy moja księgowa może dalej pracować w swoim systemie?

Tak. Większość systemów księgowych ma API/eksport do CIT-owca (DGCS, Symfonia, Comarch). Faktury wpadają do Twojego systemu fakturującego, a księgowa pobiera dane co miesiąc — albo automatycznie przez integrację, albo eksportem CSV/XML.

Czy KSeF dotyczy też B2C (sprzedaż konsumencka)?

Nie — faktury B2C nie idą do KSeF (klient indywidualny nie ma konta), zostają w starym formacie PDF. Ale jeśli klient B2C poprosi o fakturę i poda NIP — wtedy idzie przez KSeF. W praktyce mix: ~80% przez KSeF, ~20% poza.

Co z fakturami zaliczkowymi i korygującymi?

Pełna obsługa. Faktura zaliczkowa → KSeF → później faktura końcowa z odjęciem zaliczki. Korekty (in plus, in minus) generowane automatycznie przy zwrotach, anulowaniach, reklamacjach. Wszystkie typy zgodne z ustawą o VAT.

Czy integracja banku z fakturami działa też dla firm?

Tak — przez PSD2 (Polish API). Łączymy się z mBankiem, ING, Pekao, Santander, PKO BP, BNP Paribas, Aliorem, Millennium, Cred Agricole. Bot codziennie sprawdza wpływy, paruje z otwartymi fakturami przez tytuł przelewu i kwotę.

Co jeśli klient płaci nieprawidłową kwotą?

Bot oznacza taką płatność jako „wymaga ręcznej interwencji”. Ty decydujesz: częściowa zapłata (FV pozostaje otwarta na różnicę), nadpłata (wpada na konto klienta), pomyłka (zwrot). Pełna decyzyjność u Ciebie, bot tylko zwraca uwagę.

Jakie są kary za niewdrożenie KSeF?

Od 1 sierpnia 2026 — kary do 100% wartości VAT z faktury wystawionej poza KSeF (gdy obowiązek dotyczy). Plus brak prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktur kupna nieobecnych w KSeF. Dla firmy z obrotem 1 mln zł — to 230k zł kar przy nieostrożnym podejściu.

Jak długo trwa wdrożenie z perspektywy mojego zespołu?

Po naszej stronie: 5-8 tygodni programowania. Po Twojej: ~12-20 godzin (kick-off, testy, akceptacja). Czyli 1-2 dni rozłożone na 6-8 tygodni. Większość pracy jest po stronie integracji — Twój zespół tylko testuje i akceptuje.