Co zyskujesz

• Powtarzalne zadania — Przepisywanie danych, kopiowanie między systemami, ręczne raporty — to przejmuje automatyzacja.
• Obieg dokumentów — Faktury, umowy, zamówienia — automatyczne rozpoznawanie, dekretacja, akceptacje i archiwizacja.
• Maile i powiadomienia — Automatyczne odpowiedzi, przypomnienia, potwierdzenia i eskalacje bez udziału człowieka.
• Raporty automatyczne — Dane z kilku źródeł zbierane same, raport gotowy o 8:00 rano zamiast całego dnia w Excelu.
• AI w procesach — Klasyfikacja maili, ekstrakcja danych z PDF, streszczenia, wstępna obsługa — tam gdzie regułą się nie da.
• Spinanie narzędzi — n8n, Make, API — łączymy systemy, które macie, w jeden automatyczny przepływ.

Co dostajesz

• Audyt i mapa procesów do automatyzacji
• Wyliczenie oszczędności czasu i ROI
• Automatyzacja powtarzalnych zadań
• Obieg dokumentów z akceptacjami
• Automatyczne raporty i powiadomienia
• Moduły AI (klasyfikacja, ekstrakcja danych)
• Integracja z systemami, które już macie
• Monitoring, logi i dokumentacja

Mniej papierologii w handlu ze wschodem

Wiele firm z Białegostoku i regionu żyje z handlu z rynkami wschodnimi, a to oznacza góry dokumentów: faktury walutowe, dokumenty celne, listy przewozowe CMR, korespondencję w kilku językach. Każda dostawa to ręczne przepisywanie tych samych danych z maila do systemu, z systemu do arkusza, a z arkusza do księgowości.

My to spinamy. Automat odczytuje załączniki z maila, wyciąga numery, kwoty i pozycje, sam zakłada zamówienie i podbija status. AI rozpoznaje, czy to faktura, CMR czy potwierdzenie, dopina dokument do właściwego kontrahenta i sprawy. Zamiast pół etatu na przeklepywanie macie kilka sekund na sprawdzenie. Gdy w sezonie zamówienia skaczą, nie musicie dokładać ludzi tylko po to, żeby nadążyć z obiegiem papierów.

Produkcja spożywcza bez ręcznych raportów

Przemysł spożywczy i rolno-spożywczy to serce podlaskiej gospodarki: mleczarnie, zakłady mięsne, przetwórnie, piekarnie. Procesy są tu powtarzalne i twarde. Zamówienia od sieci handlowych, faktury od dostawców surowca, raporty produkcyjne, dokumenty jakościowe, rozliczenia z rolnikami. Większość tego dalej krąży w Excelu i w mailu.

Robimy tak, że zamówienie od odbiorcy samo trafia do systemu, faktura od dostawcy sama się rozksięgowuje na właściwe konto, a raport dzienny buduje się z danych z linii bez przepisywania. AI wyłapuje braki i rozbieżności, na przykład gdy ilość na dokumencie nie zgadza się z zamówieniem, i od razu to podświetla. Efekt: kierownik zmiany rano dostaje gotowy raport zamiast składać go z pięciu plików, a księgowość szybciej zamyka miesiąc.

Dla startupów z Politechniki, które rosną

Wokół Politechniki Białostockiej i Parku Naukowo-Technologicznego działa spora grupa młodych firm technologicznych. Znamy ten moment: produkt się sprzedaje, klientów przybywa, a założyciele zamiast rozwijać biznes klepią faktury, wysyłają te same maile onboardingowe i ręcznie przenoszą leady z formularza do CRM. To się nie skaluje.

Zanim dołożycie kolejną osobę do obsługi, warto sprawdzić, ile z tej roboty da się oddać automatom. Zaczynamy od audytu: rozkładamy wasz proces na kroki, liczymy ile czasu i pieniędzy zjada ręczna praca i pokazujemy, co zautomatyzować najpierw, żeby najszybciej się zwróciło. Potem budujemy to kawałek po kawałku, tak żeby działało z narzędziami, których już używacie, bez przepinania całej firmy na nowy system.

Najczęstsze pytania

Czy możemy spotkać się na miejscu w Białymstoku?

Tak. Do firm z Białegostoku i okolic dojeżdżamy na spotkanie, żeby na żywo zobaczyć, jak wygląda wasz proces i gdzie ucieka czas. Jeśli wolicie szybciej, robimy to samo online, przez wideo. Wam wygodniej, nam bez różnicy.

Ile kosztuje automatyzacja procesów?

Audyt jednego procesu z wyliczeniem oszczędności to zwykle 2000-5000 zł. Automatyzacja pojedynczego procesu, na przykład obiegu faktur, mieści się najczęściej w widełkach 6000-15000 zł. Większe wdrożenia z AI do czytania dokumentów to zazwyczaj 20000-60000 zł. Dokładną cenę podajemy po audycie, bez zgadywania.

Ile trwa wdrożenie?

Pierwszy, konkretny proces uruchamiamy zwykle w 2-6 tygodni, zależnie od tego, ile systemów trzeba połączyć. Nie każemy czekać miesiącami na wielki projekt. Wdrażamy kawałkami, więc pierwsze oszczędności widzicie szybko, a resztę dokładamy etapami.

Co konkretnie da się zautomatyzować?

Najczęściej: obieg i wprowadzanie faktur, wyciąganie danych z dokumentów i maili, zakładanie zamówień, raporty dzienne i miesięczne, przenoszenie leadów do CRM, powtarzalne maile i przypomnienia oraz kontrolę zgodności danych między dokumentami. Zasada jest prosta: jeśli ktoś robi to samo w kółko według reguł, zwykle da się to oddać automatowi.

Czy musimy zmieniać nasze systemy i programy?

Nie. Podłączamy się pod to, czego już używacie: pocztę, program do faktur, arkusze, CRM czy system magazynowy. Automatyzacja działa między tymi narzędziami, więc zespół pracuje po staremu, tylko bez ręcznej dłubaniny. Wymianę systemu proponujemy tylko wtedy, gdy naprawdę się opłaca.

Jak sprawdzacie, czy automatyzacja się opłaca?

Od tego zaczynamy. W audycie liczymy, ile godzin miesięcznie zabiera dany proces ręcznie i ile to kosztuje, a potem zestawiamy to z kosztem wdrożenia. Dostajecie na papierze, po ilu miesiącach inwestycja się zwraca. Jeśli liczby nie mają sensu, mówimy wprost i nie namawiamy na projekt.