Co zyskujesz

• Powtarzalne zadania — Przepisywanie danych, kopiowanie między systemami, ręczne raporty — to przejmuje automatyzacja.
• Obieg dokumentów — Faktury, umowy, zamówienia — automatyczne rozpoznawanie, dekretacja, akceptacje i archiwizacja.
• Maile i powiadomienia — Automatyczne odpowiedzi, przypomnienia, potwierdzenia i eskalacje bez udziału człowieka.
• Raporty automatyczne — Dane z kilku źródeł zbierane same, raport gotowy o 8:00 rano zamiast całego dnia w Excelu.
• AI w procesach — Klasyfikacja maili, ekstrakcja danych z PDF, streszczenia, wstępna obsługa — tam gdzie regułą się nie da.
• Spinanie narzędzi — n8n, Make, API — łączymy systemy, które macie, w jeden automatyczny przepływ.

Co dostajesz

• Audyt i mapa procesów do automatyzacji
• Wyliczenie oszczędności czasu i ROI
• Automatyzacja powtarzalnych zadań
• Obieg dokumentów z akceptacjami
• Automatyczne raporty i powiadomienia
• Moduły AI (klasyfikacja, ekstrakcja danych)
• Integracja z systemami, które już macie
• Monitoring, logi i dokumentacja

Handel ze wschodem tonie w dokumentach. Zdejmujemy to z ludzi

Lubelskie firmy handlowe pracują na rynkach wschodnich i to widać w papierach. Faktury w kilku walutach, dokumenty przewozowe, potwierdzenia celne, zamówienia w mailach po polsku, ukraińsku i angielsku. Ktoś to wszystko przepisuje ręcznie do systemu księgowego albo do arkusza, dzień po dniu.

My to przejmujemy. Faktura czy zamówienie wpada mailem, a system sam odczytuje kontrahenta, kwoty, numer i pozycje, po czym wrzuca gotowy wpis tam, gdzie ma trafić. AI radzi sobie z różnymi układami dokumentów i różnymi językami, więc nie musicie mieć jednego sztywnego wzoru od każdego dostawcy.

Efekt jest prosty. Zamiast całego etatu na przepisywanie, wasz człowiek tylko zerka i zatwierdza. Mniej literówek, szybsze rozliczenia, koniec z gubieniem dokumentów w skrzynce, gdy sezon zamówień rośnie.

Agro-tech i rolnictwo: raporty, które robią się same

Wokół Lublina agro-tech i firmy rolne żyją danymi. Odczyty z pól i czujników, dostawy, partie towaru, wnioski o dopłaty, sprawozdania dla kontrahentów i instytucji. Problem w tym, że te dane siedzą w kilkunastu miejscach naraz, a raport powstaje ręcznie na koniec tygodnia albo miesiąca.

My spinamy te źródła w jedno i budujemy raporty, które składają się same. System zbiera dane z systemów, arkuszy i maili, porządkuje je i wysyła gotowe zestawienie o ustalonej porze, do zarządu albo do klienta. Klasyfikacja partii, kontrola limitów, wychwytywanie braków w dokumentach też idzie automatem.

Dla firmy sezonowej to różnica między nadganianiem papierologii po godzinach a spokojnym wglądem w liczby na bieżąco. Zespół zajmuje się produkcją i sprzedażą, a nie sklejaniem raportów w Excelu do północy.

Startupy uczelniane i usługi: rośnijcie bez dokładania etatów

Lublin ma zaplecze uczelni i sporo młodych firm technologicznych oraz usługowych, które nagle łapią rozpęd. Więcej klientów to więcej maili, ofert, umów, faktur i zadań do rozdzielenia. Naturalny odruch to dokładać ludzi, tylko że etat od papierologii jest drogi i wolno się skaluje.

My pokazujemy drugą drogę. Automatyzujemy przydzielanie zadań, przypomnienia, wystawianie i pilnowanie faktur, segregowanie maili od klientów i wstępne odpowiedzi. AI klasyfikuje zgłoszenia i kieruje je do właściwej osoby, zamiast wrzucać wszystko na jedną skrzynkę.

Dzięki temu mały zespół obsługuje dużo większy ruch, a wy zamiast zatrudniać do klikania inwestujecie w rozwój. Zaczynamy od audytu i liczb, żebyście od razu widzieli, gdzie automat zwróci się najszybciej i o ile odciąży ludzi.

Najczęstsze pytania

Od czego zaczynacie współpracę?

Od audytu procesu. Siadamy do tego, jak dziś wygląda wasza papierologia, mierzymy ile czasu i pieniędzy pochłania, po czym wyliczamy ROI, czyli po jakim czasie automatyzacja się zwróci. Dopiero mając te liczby proponujemy, co i w jakiej kolejności automatyzować. Bez tego nie ruszamy, żebyście nie płacili za coś, co się nie opłaca.

Ile kosztuje automatyzacja procesów?

Zależy od tego, ile procesów spinamy i jak są poplątane. Prosty automat, na przykład czytanie faktur z maila i wpis do systemu, to zwykle 6 do 15 tys. zł. Większe wdrożenie obejmujące obieg dokumentów, raporty i AI do klasyfikacji to najczęściej 20 do 60 tys. zł. Po audycie dostajecie konkretną wycenę i wyliczenie, ile na tym oszczędzicie miesięcznie.

Jak długo trwa wdrożenie?

Pojedynczy proces, jak automatyczne faktury czy raport, uruchamiamy zwykle w 2 do 4 tygodni. Większy projekt spinający kilka obszarów to 2 do 4 miesięcy, ale robimy go etapami, więc pierwsze efekty widzicie już po kilku tygodniach, a nie dopiero na końcu. Zawsze zaczynamy od tego, co najbardziej boli i najszybciej się zwraca.

Czy możemy spotkać się na żywo w Lublinie?

Tak. Jesteśmy dostępni w Lublinie i chętnie wpadamy do was na miejsce, żeby zobaczyć procesy na własne oczy, bo to często mówi więcej niż godziny rozmów online. Możemy też prowadzić projekt zdalnie, jeśli tak wam wygodniej. Sami wybieracie tryb, my się dopasowujemy.

Czy trzeba wymieniać nasze obecne systemy?

Nie. Automatyzację budujemy wokół tego, na czym już pracujecie: waszego programu do faktur, poczty, arkuszy, CRM. Spinamy te narzędzia ze sobą, zamiast zmuszać was do rewolucji i uczenia zespołu wszystkiego od nowa. Jeśli coś naprawdę warto wymienić, powiemy wprost, ale to zawsze wasza decyzja.

Czy AI do czytania dokumentów jest bezpieczne dla naszych danych?

Tak, dane traktujemy poważnie. Ustalamy z wami, gdzie i jak są przetwarzane, i dobieramy rozwiązanie tak, żeby wrażliwe dokumenty, na przykład umowy czy dane kontrahentów ze wschodu, nie trafiały tam, gdzie nie powinny. Wszystko działa zgodnie z RODO, a wy zachowujecie pełną kontrolę nad tym, co system widzi.