Co zyskujesz

• Powtarzalne zadania — Przepisywanie danych, kopiowanie między systemami, ręczne raporty — to przejmuje automatyzacja.
• Obieg dokumentów — Faktury, umowy, zamówienia — automatyczne rozpoznawanie, dekretacja, akceptacje i archiwizacja.
• Maile i powiadomienia — Automatyczne odpowiedzi, przypomnienia, potwierdzenia i eskalacje bez udziału człowieka.
• Raporty automatyczne — Dane z kilku źródeł zbierane same, raport gotowy o 8:00 rano zamiast całego dnia w Excelu.
• AI w procesach — Klasyfikacja maili, ekstrakcja danych z PDF, streszczenia, wstępna obsługa — tam gdzie regułą się nie da.
• Spinanie narzędzi — n8n, Make, API — łączymy systemy, które macie, w jeden automatyczny przepływ.

Co dostajesz

• Audyt i mapa procesów do automatyzacji
• Wyliczenie oszczędności czasu i ROI
• Automatyzacja powtarzalnych zadań
• Obieg dokumentów z akceptacjami
• Automatyczne raporty i powiadomienia
• Moduły AI (klasyfikacja, ekstrakcja danych)
• Integracja z systemami, które już macie
• Monitoring, logi i dokumentacja

Co najczęściej automatyzujemy w poznańskich firmach

Poznań to handel, targi i logistyka. Wokół MTP kręci się mnóstwo firm eventowych, wystawienniczych i obsługowych, które w sezonie targowym toną w ofertach, zamówieniach i mailach. Do tego dochodzą centra dystrybucyjne pod miastem, mocny e-commerce i duży sektor MŚP. W każdej z tych firm powtarza się to samo. Ktoś przepisuje dane z zamówienia do systemu, ktoś skleja raport sprzedaży w arkuszu, ktoś ręcznie akceptuje faktury od dostawców.

Najczęściej zaczynamy od obiegu dokumentów. Faktura albo zamówienie wpada mailem, automatyzacja czyta treść, rozpoznaje pozycje i kwoty, prowadzi przez akceptację i wrzuca do księgowości albo ERP. Drugi klasyk to raporty, które ktoś co poniedziałek składa z kilku źródeł. Automat zbiera dane sam i dowozi gotowy raport rano. Trzeci obszar to obsługa skrzynki, gdzie AI klasyfikuje zgłoszenia i kieruje je do właściwej osoby.

Poznańskie realia: rynek DE, logistyka i e-commerce

Poznań pracuje blisko rynku niemieckiego i to widać w papierach. Zamówienia, specyfikacje i faktury krążą po polsku i po niemiecku, a ktoś w firmie ręcznie przenosi je między systemami i pilnuje terminów. Automatyzacja czyta dokumenty w obu językach, wyciąga dane i wpina je tam, gdzie mają trafić, bez przeklepywania. Dla firm motoryzacyjnych i produkcyjnych z okolic Poznania to często obsługa zamówień od kontrahentów z Niemiec i raportowanie do central.

W logistyce i centrach dystrybucyjnych automatyzujemy przepływ między sklepem, WMS i ERP, statusy wysyłek oraz awizacje. W e-commerce przejmujemy synchronizację stanów, zamówień i zwrotów oraz maile do klientów. Wszystko na Waszych systemach, tych które już macie, bez wymiany całego stacku.

Automatyzacja z sensem: najpierw liczby, potem kod

Nie automatyzujemy dla samej automatyzacji. Zaczynamy od audytu procesu. Mapujemy, jak dziś przechodzi zamówienie, faktura albo raport, i liczymy, ile godzin realnie zżera każdy krok. Dopiero to pokazuje, co ruszyć najpierw. Czasem najbardziej boli proces, który wcale nie jest najdroższy, a najszybszy zwrot daje coś prostego, co pięć osób klika codziennie.

Wdrażamy etapami, na Waszych danych, tak żeby efekt było widać po tygodniach, nie po pół roku. Po wdrożeniu mierzymy oszczędzony czas i spadek błędów, bo bez liczb automatyzacja to wiara, nie wynik. To, co dowozi, rozwijamy dalej. Każde wdrożenie dostaje monitoring i alerty, więc gdy coś się zatnie, wiecie o tym od razu, a nie po tygodniu. Zostajemy po wdrożeniu, żeby to pilnować i rozwijać.

Najczęstsze pytania

Czy spotkacie się z nami w Poznaniu?

Tak. Spotkamy się u Was w Poznaniu albo w okolicy, pokażemy proces na Waszym ekranie i wspólnie znajdziemy, co da najszybszy zwrot. Pierwsza rozmowa i audyt są bezpłatne, bez zobowiązań.

Od czego zacząć automatyzację?

Od audytu. Mapujemy proces, liczymy czas każdego kroku i wskazujemy, co da najszybszy zwrot. Zwykle ruszamy od jednej, najbardziej bolącej rzeczy, a nie od razu od całej firmy.

Ile kosztuje automatyzacja procesów?

Pojedyncza automatyzacja, na przykład raport albo obieg maili, to koszt od 5 000 do 20 000 zł. Automatyzacja całego procesu end to end, od zamówienia aż po księgowość, to zwykle od 20 000 do 80 000 zł. Dokładną wycenę dostajecie po audycie.

Ile czasu zajmuje wdrożenie?

Pojedynczą automatyzację uruchamiamy zwykle w 2 do 6 tygodni. Większy proces end to end dzielimy na etapy, tak żeby pierwszy efekt było widać po kilku tygodniach, a nie po pół roku.

Ile czasu realnie oszczędza automatyzacja?

Zależy od procesu, ale typowo 40 do 70 procent czasu na zautomatyzowanym zadaniu. Przy czymś, co kilka osób robi codziennie, zwrot widać w kilka miesięcy.

Używacie AI czy klasycznych reguł?

Zależy od zadania. Powtarzalne, przewidywalne rzeczy robimy regułami, bo są tańsze i pewniejsze. Tam gdzie wchodzi język naturalny, na przykład czytanie faktur czy klasyfikacja maili po polsku i po niemiecku, wchodzi AI.